La Direction Jeunesse, Proximité et Vie Associative favorise le soutien à la vie associative ; assure aux caennais un accès simplifié, direct et de proximité aux administrations ; tend à améliorer la qualité de vie quotidienne des habitants ; anime la participation citoyenne et favorise le développement social local. Elle est également chargée du suivi des actions socio-éducatives, des actions pour la jeunesse, de la vie étudiante, et des actions pour la prévention de la délinquance.
En son sein, le service ressources contribue à la réalisation des missions et des projets en lien avec la Direction, les chargés de missions et les pôles de vie de quartiers.
Dans ce cadre et sous l’autorité du Directeur adjoint / chef de service ressources, l’assistant administratif a pour mission principale d’apporter une expertise et un appui administratif et comptable aux chargés de mission participation citoyenne et services au public, jeunesse, et au coordinateur manifestations.
– Vous accompagnez les chargés de mission et la coordinatrice manifestations dans le suivi administratif, technique et financier de leurs missions.
– Vous assurez la réception, l’enregistrement et la présentation du courrier. Vous rédigez également des courriers à l’attention des services, des administrés, des associations, etc.
– Assurant des tâches de secrétariat, vous serez amené à organiser et préparer les réunions ; suivre les différents tableaux de bord du service.
– Dans le cadre du suivi administratif de la Plateforme de participation citoyenne, vous accompagnez le chargé de mission lors de différentes phases, de l’appel à projets à la réalisation de ces derniers.
– En charge de la gestion du calendrier des réunions des conseils de quartier, vous participez également à l’organisation des Assemblées Générales des conseils de quartier.
– Vous publiez les comptes rendus, vous mettez en ligne les concertations proposées aux habitants et en assurez le suivi auprès des services concernés.
– Vous travaillez en étroite collaboration avec les assistants des pôles de vie, qui assurent le suivi des conseils de quartiers.
– Lors de manifestations, vous accompagnez administrativement la coordinatrice manifestations et la chargée de mission jeunesse sur les événements qu’elles organisent.
– Enfin, pour le service ressources et la Direction, vous assurez l’accueil physique et téléphonique et vous assurez une suppléance des autres assistantes en leur absence.
– Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux et/ou disposant d’un diplôme dans le domaine administratif, vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale.
– Vous avez le sens du service et de l’intérêt général.
– Vous maîtrisez les outils bureautiques du Pack Office, ainsi que les logiciels métiers tels que : 6TZEN, AIRDELIB, ASTRE GF.
– Diplomate et pédagogue, vous savez travailler en binôme et en transversalité.
– Doté d’une grande rigueur organisationnelle et de qualités rédactionnelles, vous êtes en capacité d’organiser des réunions, d’y prendre des notes et de rédiger des synthèses.
– Vous êtes disponible, réactif et vous respectez les règles de la discrétion professionnelle.
