Le Département de la Loire Atlantique recrute un.e chargé de projet événementiel. Postulez ici : Chargé.e de projet événementiel : offre d’emploi chez Departement de la Loire-Atlantique, Nantes | Glassdoor
La direction vie citoyenne porte deux politiques publiques particulièrement engagées dans la promotion des valeurs citoyennes et l’ouverture aux autres : les politiques internationale et jeunesse citoyenneté. Elle développe également plusieurs dispositifs liés à l’accueil et l’information des usagers. Elle est composée de quatre services : international, relations avec le public et égalité des droits, jeunesse et vie associative, participation citoyenne et usages numériques.
Missions et activitésDurée du contrat : du 1er septembre au 30 octobre
Missions principales :
1. Pilotage opérationnel de l’événement
- Participer à la structuration du programme
- Élaborer et suivre le rétroplanning
- Organiser les réunions de coordination
- Assurer le suivi des décisions et actions
Gestion logistique
- Coordination avec le lieu de l’événement
- Suivi des prestataires (traiteur, audiovisuel, signalétique, accueil, etc.)
- Gestion des besoins techniques
- Organisation des flux participants
- Préparation des supports logistiques
Gestion des intervenants
- Coordination avec les intervenants
- Collecte des présentations et contenus
- Suivi des besoins techniques
- Préparation des conducteurs d’intervention
Gestion des participants
- Suivi des inscriptions
- Gestion des confirmations et informations pratiques
- Coordination accueil / badges / listes
- Suivi des demandes spécifiques
2. Préparation des outils de pilotage
Le/la chargé(e) de projet devra produire et maintenir :
- rétroplanning détaillé
- conducteur minute par minute
- listes de contacts
- tableaux de suivi
- documents prestataires
- plans logistiques
- feuilles de route équipes
Pendant les 2 jours :
- Supervision du déroulement
- Coordination des équipes et prestataires
- Gestion des imprévus
- Suivi du timing
- Accompagnement des intervenants
- Reporting rapide auprès de la direction projet
Après l’événement :
- Collecte des supports et contenus
- Synthèse des échanges et interventions
- Rédaction des actes de l’événement
- Structuration des contenus
- Coordination éventuelle avec graphiste/maquettiste
- Livraison des documents finaux
- Synthèse des conférences
- Comptes rendus ateliers
- Verbatims clés
- Éléments de conclusion
- Annexes/documentation
Compétences attendues
Organisation
- Gestion des priorités
- Rigueur opérationnelle
- Capacité d’anticipation
- Gestion multi-interlocuteurs
- Suivi prestataires
- Pilotage planning
- Excellente qualité rédactionnelle
- Capacité de synthèse
- Rédaction de comptes rendus et actes
Maîtrise appréciée de :
- Excel
- PowerPoint
- Outils collaboratifs (Teams)
- Plateforme d’inscription événementielle (Weezevent)
- Autonomie
- Réactivité
- Sens du détail
- Diplomatie
- Capacité à gérer la pression
- Aisance relationnelle
- Forte capacité de synthèse