La commune de Valserhône (Ain (01)) recrute un.e assistant.e administratif.ve- Affaires sociales / Santé / Jeunesse / Participation citoyenne
Détails de l’offre
Temps complet
Descriptif de l’emploi
– Assurer le suivi administratif des projets portés par la direction
– Centraliser les informations et veiller à leur diffusion auprès des services concernés
– Suivre les échéances et relancer les interlocuteurs si nécessaire
– Participer à la préparation des instances (comités de pilotage, comités techniques, réunions partenariales, conseils)
► Assistance administrative et organisationnelle :
– Secrétariat de la Direction Générale Adjointe : traitement des appels téléphoniques entrants et sortants, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda, rédaction de courriers, classement de dossiers
– Secrétariat dossiers thématiques : gestion de l’agenda de l’élue, envoi de convocations, élaboration de compte-rendu de séances (comité consultatif, groupes de travail CLS / CLSM…), aide à la rédaction de rapports d’activité, liens avec les prestataires des marchés publics, suivi administratif de tableaux de bord de projets, aide à la rédaction de rapports d’activité
– Suivi administratif et financier des contractualisations avec la CAF (CTG, PSo, PSu, FPT, …) : utilisation de la plateforme AFAS
– Préparation des dossiers de réponses aux appels à projets des partenaires financiers (CAF, ETAT, …) : dépôt des dossiers, respect des délais et des procédures, suivi des notifications et du versement des aides
– Lien avec les administrés : missions ponctuelles d’accueil sur les structures de premier accueil social, participation à des rencontres avec les habitants
– Liens avec les services municipaux : aide à l’élaboration de supports de communication, aide à la diffusion des supports d’information, liens avec les services Vie associative / Evènementiels, coordination avec les services techniques (demandes d’occupation du domaine public)
ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES :
– Contribution ponctuelle à des projets transversaux de la collectivité
– Appui administratif à d’autres membres de la direction si besoin
– Appui administratif à l’adjointe au maire en charge des affaires sociales, jeunesse et santé
– Participation à l’amélioration des outils et procédures internes
MARGE D’AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
– Relative autonomie dans l’organisation du travail et des activités dans le cadre des orientations stratégiques des collectivités
– Rôle d’interface en interne avec les services de la collectivité et en externe avec les partenaires
– Force de proposition et aide à la décision auprès de la direction générale
– Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
– Notions en gestion administrative et secrétariat
– Maitrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, messagerie)
SAVOIR-FAIRE :
– Organisation et gestion des priorités
– Rédaction administrative
– Suivi de dossiers et respect des échéances
– Capacité à travailler en transversalité
SAVOIR-ETRE :
– Discrétion et respect de la confidentialité
– Sens du service public.
– Rigueur, réactivité et autonomie
– Capacité d’adaptation
Contact et modalités de candidature
Ticket restaurant – CNAS – Télétravail – Aménagement du temps de travail possible – Participation mutuelle santé et prévoyance
CV et Lettre de motivation à adresser par mail à recrutement@valserhone.fr