4. Lien à la décision, suivi et évaluation

Instance de concertation et instance de décision

Une instance de concertation (les participants, aidés d’un animateur ou d’une animatrice et parfois d’experts) débat d’un sujet, émet des propositions ou définit des alternatives qu’elle proposera ensuite à l’instance de décision (le comité de pilotage, les décideurs).

Ce sont bien deux instances distinctes même si leur composition peut se superposer en partie. Certains décideurs peuvent être représentés parmi les participants de la concertation, par exemple. Il est tout à fait possible d’associer des représentants de l’instance de décision à l’instance de concertation en veillant cependant à ce que ceux-ci ne prennent pas trop de place et n’entravent pas la parole des autres. Cela permet à ces décideurs de bien comprendre le cheminement de la réflexion collective, de soupeser les arguments et finalement de mieux s’approprier les recommandations issues de la concertation.

Les termes varient : une instance de concertation peut prendre le nom de « groupe de travail », « groupe thématique », « espace de concertation »… Une instance de décision prend souvent la forme d’un « comité des décideurs » ou d’un « groupe de pilotage ». Ces instances peuvent être créées de toutes pièces dans le cadre de la concertation ou bien s’inscrire dans des instances déjà existantes : pour les premières, il peut s’agir d’une commission extra-municipale, du conseil de quartier, du conseil des sages… Et pour les secondes : du conseil municipal, de la réunion de majorité, de la commission locale de l’eau…

Il faut cependant avoir à l’esprit que pour tout projet de concertation, ce sont les élus qui expriment la décision finale et c’est l’instance « supra » qui formalisera cette décision, à savoir le Conseil municipal, le Conseil communautaire, le Comité syndical… Ainsi dans les faits, l’instance de pilotage – créée dans le cadre d’un nouveau projet de concertation – ne prend pas la décision finale mais constitue une sorte de « passage intermédiaire » entre l’instance de concertation et l’instance de décision « supra ». Son rôle sera alors de trier, prioriser, chiffrer, évaluer les propositions d’actions avant qu’elles ne soient présentées à l’instance de pilotage « supra ». Cette instance de pilotage peut apporter les éléments d’aide à la prise de décision par les élus.

Rendre compte des décisions

Dans le cadre de notre démocratie représentative, les élus ont la responsabilité de la prise de décision (c’est-à-dire des arbitrages finaux, qui déclenchent les financements et le passage à la réalisation). Mais ils ont également la responsabilité d’en rendre compte, notamment auprès des participants à la concertation, de leurs partenaires institutionnels et, le plus souvent, du public en général. Ils doivent informer des décisions prises en les argumentant. Les acteurs, les habitants, les usagers sont tout à fait en mesure de comprendre et d’accepter les choix et/ou les priorisations faites par des décideurs publics quand ceux-ci expliquent pourquoi ils ne peuvent pas tout prendre à leur compte ou tout mettre en œuvre en même temps.

Il relève d’une forme de « déontologie de la participation » de veiller à rendre compte au plus grand nombre des arbitrages réalisés sous forme d’un « avis argumenté », tout comme il sera important ensuite de communiquer sur l’avancée de la mise en œuvre du projet.

Pour plus de détail, voir ci-dessous les parties « Rendre compte » et « Évaluer, capitaliser ».

La décision finale est formalisée au travers d’un accord qui peut prendre différentes formes : un avis argumenté, un programme d’actions, de grandes orientations stratégiques…

Une formalisation finale prenant la forme d’un accord peut à la fois préciser les éléments sur lesquels les participants de l’instance de concertation se sont accordés mais aussi les éléments qui font l’objet de forts dissensus. Un groupe de travail peut tout à fait conclure qu’il n’a pas réussi à trancher, en tout cas pas sur tous les sujets. Ces éléments – loin de représenter un constat d’échec du processus de concertation – sont autant d’éléments d’aide à la décision pour les élus en capacité alors de prendre la mesure des clivages présents sur leur territoire et d’arbitrer en conséquence (poursuite de la réflexion, appel à une médiation…).

Faire des choix, trouver un accord

Le choix au sein d’un groupe de travail peut s’appuyer sur des techniques de vote : vote à l’aide de cartons ou de gommettes de couleurs, vote simple ou pondéré (voir la fiche « Vote et hiérarchisation« ). Ces techniques peuvent permettre de faire ressortir les idées les plus partagées et d’écarter les idées les moins plébiscitées par les acteurs ou également de hiérarchiser ces idées en les listant en fonction du nombre de voix obtenues par chacune.

La priorisation ou la hiérarchisation des actions peut se faire de différentes manières. Nous préconisons d’inviter les personnes à le faire individuellement en répondant à la question « Qu’est-ce qui vous semble prioritaire ? Qu’est-ce qui vous paraît être le plus important ? » et en leur demandant ensuite de partager leurs critères de choix pour se mettre d’accord sur une liste de priorités : « Qu’est-ce qui a motivé votre choix ? En quoi cette action est prioritaire pour vous ? ».

Les arguments apportés alors seront autant d’éléments d’aide à la décision pour les élus. Le travail peut se réaliser en utilisant des grilles, des « radars », des « baromètres ». Ces outils peuvent être déjà existants ou créés en fonction du contexte du territoire et des enjeux du projet. Ils peuvent aider les participants à réfléchir mais ils sont avant tout un support pour permettre la discussion autour des priorités de chacun, et non une fin en soi.

Au final, la priorisation peut prendre la forme d’un échelonnement dans le temps (à court, moyen ou long terme) ou se faire au regard d’autres critères tels que la faisabilité technique, la faisabilité financière, l’urgence pour le territoire, la capacité de cette action à mobiliser largement, l’identification d’un porteur de projet potentiel…

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Comment formaliser et suivre l’accord ?

Un processus de concertation conduit le plus souvent à la formalisation d’un accord. Ce dernier peut prendre différentes formes : un avis, un ensemble de propositions, une stratégie organisée en axes de travail pour le territoire, un programme d’actions décliné en fiches actions détaillées…

Rédiger un accord

Généralement, la rédaction de cet accord reprend le contexte du projet, son déroulement dans le temps (étapes de la concertation), précise les différentes instances mises en place et leurs compositions respectives et rend compte des propositions finales validées par l’ensemble des membres de l’instance de concertation. Il peut indiquer à la fois les éléments d’accord et les points de désaccords sur lesquels l’ensemble du groupe n’a pas trouvé de consensus ni de compromis. Il importe de préciser ces éléments et les débats qui ont animé le groupe pour rendre compte – notamment à l’instance de décision – de la complexité du sujet traité, de la diversité des positions et rappeler la coexistence d’intérêts contradictoires relatifs au sujet.

Un accord va permettre de formaliser le travail réalisé par l’instance de concertation, de rendre compte de la progression de la réflexion et de son aboutissement, de valoriser l’implication des acteurs et de permettre à chacun (participant, commanditaire, décideur) de prendre connaissance des résultats du travail collectif. Qu’est-ce que cela a produit de mettre tous les acteurs concernés autour de la table, de les faire réfléchir et travailler ensemble pour résoudre une problématique commune, en ayant à ce sujet des intérêts parfois très contradictoires ?

Au final, l’accord doit permettre aux membres de l’instance de pilotage d’arbitrer en se basant sur des propositions ou des réflexions précises, étayées. Ils pourront choisir de conserver telle proposition et d’en écarter une autre, ou bien d’imaginer des propositions alternatives en s’appuyant sur le travail fourni. Ces écarts avec les propositions issues de la concertation peuvent être légitimes mais elles doivent être argumentées et portées à la connaissance du public (voir plus haut: Rendre compte des décisions).

Tant sa forme que son contenu seront toujours fonction du résultat attendu au lancement du dispositif de concertation. Le niveau de précision visé doit permettre de calibrer le nombre de séances de travail. Ainsi, on ne programmera pas les mêmes temps de travail si l’on cherche à obtenir une liste d’actions, ou si l’on veut aboutir pour chaque action à une « fiche action » détaillée (contexte, objectifs visés, public cible, échéances, budget prévisionnel, maître d’œuvre…). De la même manière, si le nombre de séances de travail fixé est faible (deux ou trois séances avec le groupe), l’animateur de la concertation ne pourra pas être trop ambitieux sur le niveau de détail visé dans le document définitif.

Un accord doit être signé par l’ensemble des membres de l’instance de concertation attestant qu’ils se reconnaissent dans la version définitive du document. L’animateur de la concertation joue donc un rôle important : il garde la trace des échanges et des productions du groupe au fil des réunions, il assure leurs mises en forme pour valoriser, donner du sens et du corps au travail produit et il finalise un document final fidèle aux réflexions menées durant tout le processus de concertation et qui va permettre aux élus de décider des suites à donner (mise en place, réajustement, suppression de telle ou telle action…).

L’animateur, garant du respect des propos échangés

L’animateur est souvent le garant du respect des propos échangés. Il ne diffusera un compte-rendu à des personnes extérieures au groupe de concertation qu’après avoir obtenu l’accord des membres de celui-ci et il n’acceptera pas de prendre en compte des modifications proposées par des personnes n’ayant pas participé au travail collectif. Le fait de respecter la parole des participants et d’être fidèle aux échanges est un élément de motivation important pour les membres d’un groupe de travail. C’est aussi un gage de sérieux et cela contribue à la création d’un climat de confiance et de coopération au sein de l’instance concernée.

Trop souvent on propose à des acteurs, des habitants, des usagers de prendre part à un processus de concertation sur un sujet qui les préoccupe, leur tient à cœur… sans donner suite aux réflexions menées. En préalable au lancement du dispositif de concertation, le commanditaire et l’instance de pilotage du projet doivent s’engager à examiner les éléments qui seront produits et à prendre en compte les propositions formulées dans l’accord final. Ils ne s’engagent pas – bien sûr – à toutes les valider en l’état mais la notion d’examen, de prise en compte ou de lecture bienveillante est essentielle. Si le commanditaire souhaite pouvoir continuer à mobiliser les acteurs autour de projets futurs, il doit – pour chaque dispositif mené – se contraindre à rendre compte de façon accessible (sur le fond et sur la forme) des arbitrages pris par l’instance de pilotage et à communiquer régulièrement sur l’avancée de la mise en œuvre du projet défini.

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