Descriptif de l’emploi
Rattachement hiérarchique :
Poste placé sous l’autorité du Maire et en lien fonctionnel avec la Direction Générale et les services concernés (affaires générales, politique de la ville, urbanisme, etc…).
Poste placé sous l’autorité du Maire et en lien fonctionnel avec la Direction Générale et les services concernés (affaires générales, politique de la ville, urbanisme, etc…).
Statut :
Contrat de droit public – temps complet
Disponibilité attendue certains soirs et week-ends en fonction des événements et réunions.
Missions / conditions d’exercice
Missions principales
1. Organisation et accompagnement des cérémonies et événements protocolaires
• Participer à la préparation logistique et protocolaire des cérémonies officielles en lien avec la Direction des Affaires Générales.
• Veiller à la bonne organisation le jour J, assister le Maire et s’assurer du bon déroulement des événements.
• Garantir le respect du protocole et l’adéquation de l’agenda du Maire avec les engagements officiels.
• Gérer, mettre à jour et suivre les fichiers protocolaires du Cabinet.
• Préparation des visuels (diapo, présentation…) et communication (sur qui, quoi en collaboration étroite avec le service com’)
2. Médiation et gestion de la relation entre les élus et les administrés
• Assurer une veille régulière sur les réclamations et sollicitations des usagers via les canaux de communication existants.
• Se déplacer sur le terrain pour écouter les administrés, identifier les problématiques, désamorcer les tensions et orienter vers les services compétents (services municipaux, MEL, partenaires extérieurs, etc.).
• Prévenir les conflits en sensibilisant les habitants aux règles de vie collective.
• Rendre compte des situations sensibles au Maire et/ou au Directeur Général des Services.
• Etre force de propositions sur les problématiques rencontrées et exposer les différentes solutions à MLM
• Etre vigilant sur le suivi et les relances actives auprès de tous les services
3. Développement et animation de la participation citoyenne
• Mettre en œuvre et suivre les dispositifs de démocratie participative impulsés par les élus.
• Préparer et organiser les concertations publiques avec les services concernés (urbanisme, environnement, etc.).
• Animer ou coanimer les réunions publiques et ateliers participatifs.
• Contribuer à la rédaction de supports (présentations PowerPoint, comptes rendus, synthèses).
• Gérer et animer les outils numériques de participation (plateformes de consultation, réseaux sociaux, etc.).
• Travailler en transversalité avec les services municipaux et en partenariat avec les acteurs associatifs locaux.
• Rédaction de questionnaires à étude
4. Soutien à la « politique de la ville » – QPV –
• Appuyer la personne référente dans le suivi des actions liées à la politique de la ville.
• Aider à l’organisation de consultations d’habitants sur les thématiques prioritaires du Quartier du Parc (QPV).
• Contribuer à l’élaboration de supports de présentation (PowerPoint, synthèses, tableaux de bord, bilans).
• Participer à la préparation des évaluations et à la capitalisation des actions menées.
• Etre l’interlocuteur auprès des bailleurs sociaux
• Etre force de propositions dans le cadre de la Gestion Urbaine des services de proximité dans le quartier prioritaire du Parc et diagnostics en marchant
5. Rédaction et comptes rendus
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des Comités de Direction (CODIR).
• Garantir la clarté, la rigueur et la fiabilité des documents produits.
1. Organisation et accompagnement des cérémonies et événements protocolaires
• Participer à la préparation logistique et protocolaire des cérémonies officielles en lien avec la Direction des Affaires Générales.
• Veiller à la bonne organisation le jour J, assister le Maire et s’assurer du bon déroulement des événements.
• Garantir le respect du protocole et l’adéquation de l’agenda du Maire avec les engagements officiels.
• Gérer, mettre à jour et suivre les fichiers protocolaires du Cabinet.
• Préparation des visuels (diapo, présentation…) et communication (sur qui, quoi en collaboration étroite avec le service com’)
2. Médiation et gestion de la relation entre les élus et les administrés
• Assurer une veille régulière sur les réclamations et sollicitations des usagers via les canaux de communication existants.
• Se déplacer sur le terrain pour écouter les administrés, identifier les problématiques, désamorcer les tensions et orienter vers les services compétents (services municipaux, MEL, partenaires extérieurs, etc.).
• Prévenir les conflits en sensibilisant les habitants aux règles de vie collective.
• Rendre compte des situations sensibles au Maire et/ou au Directeur Général des Services.
• Etre force de propositions sur les problématiques rencontrées et exposer les différentes solutions à MLM
• Etre vigilant sur le suivi et les relances actives auprès de tous les services
3. Développement et animation de la participation citoyenne
• Mettre en œuvre et suivre les dispositifs de démocratie participative impulsés par les élus.
• Préparer et organiser les concertations publiques avec les services concernés (urbanisme, environnement, etc.).
• Animer ou coanimer les réunions publiques et ateliers participatifs.
• Contribuer à la rédaction de supports (présentations PowerPoint, comptes rendus, synthèses).
• Gérer et animer les outils numériques de participation (plateformes de consultation, réseaux sociaux, etc.).
• Travailler en transversalité avec les services municipaux et en partenariat avec les acteurs associatifs locaux.
• Rédaction de questionnaires à étude
4. Soutien à la « politique de la ville » – QPV –
• Appuyer la personne référente dans le suivi des actions liées à la politique de la ville.
• Aider à l’organisation de consultations d’habitants sur les thématiques prioritaires du Quartier du Parc (QPV).
• Contribuer à l’élaboration de supports de présentation (PowerPoint, synthèses, tableaux de bord, bilans).
• Participer à la préparation des évaluations et à la capitalisation des actions menées.
• Etre l’interlocuteur auprès des bailleurs sociaux
• Etre force de propositions dans le cadre de la Gestion Urbaine des services de proximité dans le quartier prioritaire du Parc et diagnostics en marchant
5. Rédaction et comptes rendus
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des Comités de Direction (CODIR).
• Garantir la clarté, la rigueur et la fiabilité des documents produits.
Profils recherchés
Compétences requises
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Aisance à l’oral et aptitude à la médiation
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des enjeux de proximité
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, PowerPoint, Excel)
• Capacité à travailler en transversalité et en autonomie
• Sens du service public et de l’écoute
Qualités personnelles
• Diplomatie, pédagogie, disponibilité
• Réactivité, discrétion, rigueur
• Esprit d’initiative, adaptabilité
• Goût du terrain et sens du contact
Conditions particulières
• Temps complet
• Disponibilité impérative en soirée et certains week-ends, en fonction des événements protocolaires et réunions publiques.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Aisance à l’oral et aptitude à la médiation
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des enjeux de proximité
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, PowerPoint, Excel)
• Capacité à travailler en transversalité et en autonomie
• Sens du service public et de l’écoute
Qualités personnelles
• Diplomatie, pédagogie, disponibilité
• Réactivité, discrétion, rigueur
• Esprit d’initiative, adaptabilité
• Goût du terrain et sens du contact
Conditions particulières
• Temps complet
• Disponibilité impérative en soirée et certains week-ends, en fonction des événements protocolaires et réunions publiques.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320440290
Informations complémentaires
Pour postuler, veuillez transmettre votre CV ainsi qu’une lettre de motivation, par mail, à l’adresse :
recrutement@haubourdin.fr