Accueil physique et téléphonique, gestion administrative :
Réceptionne, filtre et oriente les appels du service, communique une information de 1 er niveau ;
Organise les réunions du service ;
Réceptionne, enregistre et distribue le courrier des associations dans les boîtes aux lettres associatives, relance les associations ;
Assure la rédaction des courriers type du service (campagne sur voie publique, domiciliation des associations, factures des tournages) et le publipostage ;
Scanne les dossiers de demande de subvention des associations dès leur réception ;
Met en place des tableaux de suivi et actualise les données associatives sur le logiciel Agora ;
Actualise l’annuaire des associations.
Manifestations :
Participe à l’organisation et au bon déroulé des manifestations organisées par le service (Forum des associations…).
Gestion des salles municipales et associatives :
Effectue les pré-réservations de salles ;
Met en place des outils de suivi et gère les plannings ;
Transmet les informations à l’ensemble des interlocuteurs concernés (services, gardiens). Etablit les conventions de mise à disposition. Assure la régie.
S’assure du bon entretien des locaux dépendant du service, gère les demandes de travaux du service via Astech.
Gère les mises à disposition de préaux pour les réunions politiques en lien avec le service Vie dans les écoles.
Polyvalence :
Peut participer à d’autres tâches du service en fonction des besoins.
Relations internes et externes : En interne : relations avec l’ensemble des services de la collectivité. En externe : contacts avec les associations et les différents partenaires. Relations avec le public. Relations ponctuelles avec les élus.
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d’aptitude ainsi qu’aux agents contractuels ( décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l’application de l’article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Poste à pourvoir rapidement.
CV et lettre de motivation à adresser à l’attention de Monsieur le Maire.
Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat. Connaissance du réseau associatif. Connaissance globale de la collectivité.
Techniques / pratiques : Utilise les outils bureautiques (Excel, Word, Elise), Agora et Astech. Respecte les procédures
Aptitudes / qualités : Sens de l’accueil, diplomatie, disponibilité, discrétion, capacité à aller chercher l’information