MAIRIE DE SAINT JULIEN EN GENEVOIS (74160 ST JULIEN EN GENEVOIS) – Agent.e administratif du secrétariat général – Participation citoyenne

Le Secrétariat Général de la commune de Saint-Julien-en-Genevois assure des missions variées dans une logique de supports aux autres services de la collectivité. Une personne est notamment chargée de l’accueil, du traitement du courrier, de la gestion des fournitures, de l’organisation logistiques de certains évènements et du suivi des instances de la participation citoyenne (un des axes forts du mandat actuel).

Sous la responsabilité du responsable du Secrétariat Général, l’agent recueille les informations et traite les actions nécessaires au fonctionnement administratif de ce service. À ce titre, vous aurez pour missions principales de :

Réaliser l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général :
* Réception des appels téléphoniques, prise et traitement des messages ;
* Orientation du public et les appels vers les différents services ;
* Gestion du courrier entrant et sortant.

Gérer les achats des fournitures et petits matériels :
* Suivre les demandes des services, réalisation des bons de commande correspondants, vérification des factures, gestion des crédits alloués à chaque service ;
* Participer à l’élaboration et suivre des lignes comptables prise en charge par l’agent : réalisation d’outils et supports de travail, proposition d’amélioration sur les achats et autres dépenses du service.

Assister les services en termes de logistique et organiser les évènements portés par le Secrétariat Général :
* Participer à l’organisation d’évènements festifs et patriotiques et en piloter l’organisation logistique globale ;
* Rechercher de fournisseurs ;
* Gérer des stocks et mettre en place des suivis d’inventaires ;
* Intendance des réunions des différents services.

Conduire la mise en œuvre des actions de participation citoyenne :
* Facilitation dans l’organisation des instances participatives : Comité de quartiers et des hameaux, réunions publiques, Commission accessibilité, Commission Transition écologique, cafés ouverts ;
* Accompagner les services dans la mise en œuvre des réponses aux demandes des habitants suite aux réunions de ces instances ;
* Coordination des Comités de Quartiers et des Hameaux de manière opérationnelle (gérer les demandes, suivre leur état d’avancement au sein des services, informer les membres des CQH).

Vos conditions de travail?

POSTE À TEMPS COMPLET
37h30/semaine

HORAIRES
Horaires habituels dans le cadre des ouvertures de la Mairie (9h-12h et 13h30-17h)
Réunions régulières en soirée (1 à deux fois par mois)
Participation aux cérémonies OU évènements (y compris certains jours fériés)

AVANTAGES
– Régime Indemnitaire (indemnité mensuelle),
– 13ème mois, Prime annuelle liée à l’entretien professionnel,
– Tickets restaurant,
– Participation employeur aux mutuelles complémentaires de santé et prévoyance,
– Amicale du personnel.

* Connaissances en matière de passation des commandes en achat public et notions de comptabilité publique ;
* Maîtrise des principes de gestion des stocks ;
* Aptitudes relationnelles en termes d’accueil, de communication et de fédération autour d’actions participatives ;
* Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales ;
* Maîtrise des outils bureautiques (OUTLOOK, WORD, EXCEL) et connaissance éventuelle des logiciels métiers (MAARCH, BERGER LEVRAULT) ;
* Qualités : Sens du service public, aisance relationnelle, réactivité, dynamisme, travail en équipe, discrétion.