Ville de Lille – Assistant.e de direction Démocratie participative

Finalité du poste

Le secrétariat accompagne les activités de la direction de la Démocratie participative portées par une dizaine d’agents. Outre les activités traditionnelles de secrétariat liées à l’accueil, au courrier, la gestion des agendas, le suivi administratif,  la mise à jour de fichiers, le secrétariat de la Démocratie participative est en relation avec les lillois et porteur d’une démarche d’accompagnement et de valorisation de la participation citoyenne.

• Accueillir, recevoir et orienter le public
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Réceptionner, ventiler et suivre le courrier
• Gérer le fichier de chaque instance
• Organiser les rendez-vous et tenir l’agenda du directeur-trice
• Gérer les commandes du service
• Valoriser la démarche participative
• Comprendre les enjeux participatifs
• Frapper et saisir les notes, courriers et documents divers
• Suivre les informations du service
• Suivre les commandes du service
• Etre le lien avec les services techniques de la ville : informatique, bâtiment…
• Gérer les suivis des commissions des instances de démocratie participative
• Organiser matériellement et suivre les dossiers des réunions publiques
• Suivre l’organisation des séances plénières des instances de démocratie participative
• Etre le lien avec les élus, les partenaires associatifs ou institutionnels

•  Maîtrise de l’outil et des logiciels informatiques (Word, Excel, ..)
• Accueillir et orienter
• Connaître les Logiciels traitement texte, tableau, publipostage

Régime indemnitaire : groupe 8 sans encadrement