Finalité du poste
Le secrétariat accompagne les activités de la direction de la Démocratie participative portées par une dizaine d’agents. Outre les activités traditionnelles de secrétariat liées à l’accueil, au courrier, la gestion des agendas, le suivi administratif, la mise à jour de fichiers, le secrétariat de la Démocratie participative est en relation avec les lillois et porteur d’une démarche d’accompagnement et de valorisation de la participation citoyenne.
Missions :
- Accueillir, recevoir et orienter le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réceptionner, ventiler et suivre le courrier
- Gérer le fichier de chaque instance
- Organiser les rendez-vous et tenir l’agenda du directeur-trice
- Gérer les commandes du service
- Valoriser la démarche participative
- Comprendre les enjeux participatifs
- Frapper et saisir les notes, courriers et documents divers
- Suivre les informations du service
- Suivre les commandes du service
- Etre le lien avec les services techniques de la ville : informatique, bâtiment…
- Gérer les suivis des commissions des instances de démocratie participative
- Organiser matériellement et suivre les dossiers des réunions publiques
- Suivre l’organisation des séances plénières des instances de démocratie participative
- Etre le lien avec les élus, les partenaires associatifs ou institutionnels
Profil
- Maîtrise de l’outil et des logiciels informatiques (Word, Excel, ..)
- Accueillir et orienter
- Connaître les Logiciels traitement texte, tableau, publipostage
Conditions d’exercice
Régime indemnitaire : groupe 8 sans encadrement
Points de NBI : 10 points critère 33 decret 2006-779