Saint-Thibault des Vignes (77400) – Assistant.e services à la population

L’agent d’état civil instruit et constitue les actes d’état-civil, enregistre et délivre des documents administratifs. FONCTIONS ET ACTIVITES : Accueil du public Assurer l’accueil physique et téléphonique du public Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant Instruction et constitution des actes d’état-civil Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) Délivrance des actes d’état-civil Gestion et suivi des autorisations funéraires Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…) Enregistrement et délivrance des documents administratifs Traitement des demandes d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement citoyen, ….. Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers Elections Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur Gestion du courrier de la mairie Pré-trier et enregistrer informatiquement le courrier postal Affranchissement du courrier de la mairie et dépôt au bureau de Poste La présente fiche de poste est susceptible d’évolutions selon nécessités (missions et conditions de travail)

– accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
– gérer les formalités administratives courantes ;
– gérer les demandes relatives à l’état civil ;
– gérer les autorisations d’occupation des sols ;
– tenir les listes électorales ;
– réaliser des tâches de secrétariat ;
– saisir des engagements et des mandatements ;
– identifier et orienter des demandes d’aide sociale ;
– gérer le cimetière.

– SAVOIRS :
Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, tableur, utilisation de logiciels métiers)

– SAVOIR FAIRE :
– Expérience de l’accueil du public vivement appréciée
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
– préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
– appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
– réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
– rechercher des informations, notamment réglementaires ;
– vérifier la validité des informations traitées.